格式合同条款是当事人为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商、在对方签署合同时亦不允许其修改的合同条款。格式条款的内容和形式具有固定性和单方决定性；适用上具有时间上的长期性和重复性、对象上的不特定性；签订的过程具有“要么接受、要么走开”的不完全自由性②。这些特点使格式条款和普通合同条款相比较，既有其能简化缔约过程、降低缔约成本的优点，也有容易为格式条款提供方所滥用、使相对人权利受损害之弊端。各国立法对格式条款无一例外地采取既允许其存在、又严加管制的态度，但管制的力度和方式各不相同③。我国格式条款系统地为法律所规定，始于合同法。该法第39条、第40条、第41条共三条对格式合同条款作了具体的规定。但这些规定过于简单，内容上也存在一些矛盾之处。
格式条款和普通合同条款在适用法律上是不同的：格式条款优先适用合同法第39条一第41条，由于该三条大大加重了条款提供人的责任，适用的结果往往对条款提供人不利；普通合同条款不适用第39条一第41条，双方的权利义务受同等保护。由于将一份合同条款认定为格式条款和认定为非格式条款对双方的权利义务往往会发生重要的影响，实践中合同当事人极易为某一合同是否格式合同、某一条款是否格式条款发生争议，一般情况下是合同条款提供人认为不是格式条款，而相对人坚持是格式条款。而由于格式条款和普通条款之间的界限非常模糊，尽管合同法第39条为格式条款规定了非常明确的定义，实践中的界定仍很困难。例如，银行借款合同的条款是否格式条款？大的公司、企业自行印制的合同文本其条款是否格式条款？一些地方对格式条款的认定明显宽松，甚至一自然人向另一自然人出售其住宅、但强调只能由其起草合同、按其规定的条件交易，也有被认为是格式条款的。
我们认为，格式条款必须同时具有三个方面的特点：第一，内容为一方当事人单方拟定，未与对方协商；第二，目的是为了在不特定人中重复使用，并非针对特定人订立；第三，相对人只能接受或不接受，不能修改或取消。《国际商事合同通则》对格式条款的定义是：“标准条款是指一方为通常和重复使用的目的而预先准备的条款，并在实际使用时未与对方谈判”。我国合同法第39条第2款规定：“格式条款是当事人为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商的条款。”两者都只突出了前两个特点，对第三点没有提及。俄罗斯联邦民法典第428条规定：“附合合同是指合同的条款由当事人一方以表格或者其他标准形式所决定，并且另一方只能对其完全附合的方式接受的合同”，则同时强调了第三个特点。实际上格式条款的三个特点必须同时具备，缺一不可。如一方提出单方事先拟定的合同条款仅仅供双方在订立合同时参考，而不是要求对方一概接受，不允许其作任何修改，这仅属示范文本，不属格式条款；一方在交易过程中向对方提出基本条款、声明只能在此基础上交易，否则交易不成立，这些条款只要是针对具体的交易对象提出，并非为了在不特定的对象中重复使用，也不属格式条款。普通合同的缔结过程中也有一方服从另一方的问题，不能说一方坚持某一条款、不允许对方谈判，这一条款就一定是格式条款。
实践中区分格式条款和非格式条款可注意如下三点：
1.并非一方提出、交给对方签署的所有条款都是格式条款
由于前述三方面的特点，格式条款通常只能在合同当事人事实上的地位不平等、一方具有垄断地位、独占地位或优势地位时产生。一般来说，提出合同条款的一方不具有垄断、独占或优势地位，或虽然具有垄断、独占或优势地位，但没有利用这一地位，而是给了对方谈判的机会，对方在事实上拥有订立和不订立合同、订立什么样的合同条款的选择权，不产生格式合同和格式条款。
2.是否格式条款与当事人签订合同的方式、方法有重要关系
一方在订立合同过程中不与对方进行任何谈判，仅向对方出示合同文本要求其签字，则即使其使用的原本是合同范本，也要作格式条款认定和处理；一方提供给对方的原本是为不特定的多数人准备的格式条款，但在与某人签订合同时允许在其基础上协商修改，则该部分条款不属格式条款。德国《一般契约条款法》第1条第2款规定：“合同当事人双方对合同条款作具体商议的，不属于一般交易条款。”
3.格式条款必须出自合同一方
对于政府为了规范市场，统一起草、印制，要求当事人在交易中统一采用的合同，如目前广州市商品房预售过程中统一使用的房屋预售契约，不能认定为格式合同，而只能作一般合同处理。这种合同严格来说只反映了政府的意志，没有具体反映某一发展商和某一业主的意志，政府是格式条款的提供人，发展商只是一方当事人，不是格式条款的提供人，因此不存在“提供格式条款一方免除其责任、加重对方责任、排除对方主要权利”的问题；这种合同文本一般由政府向发展商出售，由发展商向业主出示、按要求填写，但发展商使用该合同是因为政府部门的要求，而非自己自愿，而且发展商和业主的利益一般在合同中得到了较好的平衡，因此，也不能对发展商施以特别的限制，尤其是不能在合同条款有两种以上解释时，作出不利于发展商的解释。“格式条款是当事人为了重复使用而预先拟定……”，合同法的规定也说明了不是当事人拟定的条款不是格式条款。当然，格式条款由一方当事人拟定，交由政府审核或备案，不改变其格式条款的性质；合同条款由有关行业公会或上级公司拟定的，符合格式条款构成要件的，仍属于格式条款。
